U verkoopt misschien met verlies, en uw marge zegt het tegendeel

Vrijdag, 16 uur. Maandafsluiting. De brutomarge staat op 34 %, net als vorige maand. Iedereen tekent af en vertrekt voor het weekend.

Wat het rapport niet zegt: het artikel dat 40 % van de omzet vertegenwoordigt, draagt een kostprijs die in 2019 is berekend. Vóór de grondstofleverancier veranderde. Vóór de herbewerking routine werd op twee stuks op tien. Vóór de seriegrootte van 500 naar 80 zakte omdat de klant nu vaker en kleiner bestelt.

Dat artikel haalt geen 34 % meer. Misschien haalt het er 6. Misschien minder. En de geconsolideerde marge blijft geruststellend, omdat andere producten het opvangen.

Standaardkostprijs of werkelijke kostprijs: wat is het verschil?

De standaardkostprijs is een vooraf vastgelegde referentiewaarde: zoveel materiaal, zoveel minuten, zoveel euro per uur. Hij waardeert de voorraad en onderbouwt de verkoopprijzen. Zijn grote kracht is stabiliteit; zijn grote zwakte is dat hij alleen wordt herzien wanneer iemand eraan denkt.

De werkelijke kostprijs is wat een bepaalde productieorder echt verbruikt heeft: de effectief uitgegeven hoeveelheden, de effectief bestede tijd op elke werkplek, de effectief geproduceerde uitval. Hij verschilt van order tot order, en net die variatie maakt hem informatief.

Het gaat er niet om tussen beide te kiezen. Het gaat erom de kloof te meten. Een stabiele kloof is een slecht gekalibreerde standaard, eenvoudig te corrigeren. Een groeiende kloof is een productieprobleem waarvoor het de moeite loont naar de werkvloer te lopen.

De zes kosten die tussen offerte en factuur verdwijnen

1. De werkelijk bestede tijd. De routing zegt 45 minuten. De operator doet er 68 over sinds het stuk van afmeting veranderde. Niemand heeft het gemeld, want niemand heeft het gemeten.
2. Omsteltijd afgeschreven op de verkeerde seriegrootte. Een omstelling van 90 minuten over 500 stuks kost 11 seconden per stuk. Over 80 stuks kost ze er 68. De standaardkostprijs staat nog op 500.
3. Uitval en herbewerking. Een afgekeurd stuk kost het materiaal, de reeds bestede tijd, en de tijd om het opnieuw te maken. Zolang het niet gemeld is, is het gratis binnen het systeem.
4. Materiaalovergebruik. De stuklijst zegt 2,4 kg, de werkvloer geeft 2,9 uit omdat restanten bij kleine series niet recupereerbaar zijn.
5. Uitbesteding en het transport ervan. De externe bewerking wordt meestal begroot; het transport heen en terug en de administratieve tijd eromheen zelden.
6. Aanvoerkosten. Vracht, douane en verzekering op ingevoerde materialen komen een maand later op een aparte factuur, en belanden nooit op het betrokken product.

Waarom de geconsolideerde marge u niet redt

Een geconsolideerde marge is een gemiddelde, en een gemiddelde verbergt een spreiding. In de meeste industriële kmo's die wij doorlichten, ziet de werkelijkheid er zo uit: een handvol zeer rendabele artikelen, een meerderheid die behoorlijk scoort, en twee of drie die aan of onder kostprijs verkocht worden, doorgaans de oudste en de grootste in volume.

Die artikelen blijven onopgemerkt juist omdat ze goed verkopen. Een groot volume ziet eruit als commercieel succes, tot iemand naar de werkelijke marge per stuk kijkt.

Hoe Odoo de werkelijke kostprijs van een productieorder berekent

Odoo waardeert elke productieorder op basis van wat er werkelijk gebeurd is, op voorwaarde dat de gegevens geregistreerd worden. In de projecten die wij bij Prism Technology uitvoeren, zijn de bouwstenen:

• Een coherente waarderingsmethode: standaard, FIFO of gewogen gemiddelde, gekozen per productcategorie en bewust gedragen. Het is de structurele beslissing van het dossier, en ze wordt genomen mét de boekhouder, niet tegen hem in.
• Een uurkost per werkplek, inclusief machine, energie en bezetting, los van de loonkost.
• Werkelijke werkordertijden, geregistreerd op de werkvloer, die de routingtijd vervangen in de berekening van de werkelijke kostprijs.
• Uitval geboekt als voorraadbeweging, zodat verloren materiaal in waarde zichtbaar wordt en niet alleen in hoeveelheid.
• Aanvoerkosten verdeeld over de betrokken ontvangsten, op gewicht, waarde of volume, zodat ze bij de productkost komen in plaats van op een algemene kostenrekening.
• De vergelijking geraamde versus werkelijke kostprijs rechtstreeks op de productieorder, lijn per lijn: componenten, bewerkingen, totaal en kostprijs per stuk.
• Analytische boekhouding om die afwijkingen te bundelen per product, familie, klant of productielijn.

De voorwaarde: de werkvloer moet klokken

Er is geen kortere weg. Zonder het starten en stoppen van werkorders is de werkelijke kostprijs fictie, berekend op theoretische tijden. De vraag is dus niet hoe u operatoren overtuigt om te klokken, maar hoe u het klokken pijnloos maakt.

Drie dingen werken, en die zetten wij stelselmatig op: een tabletscherm aan de post met twee knoppen en niets anders; automatisch starten zodra de werkorder opent, zodat het normale geval geen enkele handeling vraagt; en zichtbare terugkoppeling voor de operator, want niemand voert lang gegevens in waarvan hij het resultaat nooit ziet.

Wat de gegevens u laten beslissen

Illustratief voorbeeld, typisch voor ons klantenbestand: een industriële kmo van 80 medewerkers met een honderdtal actieve artikelen.

Werkelijke kostprijsberekening is geen boekhoudkundige oefening, maar een commerciële. Zodra de afwijking per artikel gemeten is, worden drie beslissingen mogelijk die voordien onbeslisbaar waren:

• Een specifiek product herprijzen met een onderbouwd cijferdossier, in plaats van een forfaitaire verhoging over de hele catalogus.
• De seriegrootte of de omstelfrequentie aanpassen, wanneer de afwijking van het omstellen komt en niet van de materiaalprijs.
• Een artikel schrappen of heronderhandelen, met exacte kennis van wat het kost om te maken.

Veelgestelde vragen

Is FIFO of gewogen gemiddelde nodig voor een werkelijke kostprijs?

Nee. U kunt de standaardkostprijs behouden voor de voorraadwaardering en toch de afwijking naar werkelijk opvolgen op de productieorders. De methode hangt af van de volatiliteit van uw aankoopprijzen en uw boekhoudkundige randvoorwaarden; beslis geval per geval, samen met uw boekhouder.

Moeten operatoren op de minuut klokken?

Nee, en dat verwachten is een klassieke fout. Klokken bij start en einde van een werkorder volstaat ruimschoots om een routingfout van 30 % bloot te leggen. Precisie op de minuut kost meer dan ze opbrengt.

Hoelang duurt het voor de cijfers bruikbaar zijn?

Zodra het klokken loopt, duiken de eerste afwijkingen binnen enkele weken op. Doorgaans zijn twee tot drie maanden nodig om genoeg orders per artikel te verzamelen om een structurele afwijking van een uitschieter te onderscheiden.

Zet de stap

Prism Technology is officiële Odoo-partner in België, gevestigd in Waals-Brabant, gespecialiseerd in productie, voorraadbeheer en toeleveringsketen. Kies uw best verkopende artikel: in 30 minuten bouwen we samen de werkelijke kostprijs opnieuw op, en u ziet meteen of die overeenkomt met de kostprijs achter uw tarief.

👉 Boek uw demo van 30 minuten — Contacteer ons