Hoelang zou een terugroepactie bij u werkelijk duren?

Donderdag, 14u12. Een klant belt. Drie pallets die vorige week geleverd zijn, vertonen een lijmfout. Hij geeft u een partijnummer, 24-0719, en stelt één vraag: is de rest van mijn bestelling getroffen?

U opent de productiemap. De werkbonnen van juli liggen in de kast van het bureau werkvoorbereiding. De kwaliteitsverantwoordelijke is met verlof. Rond 17u vindt iemand terug dat partij 24-0719 haspel MP-3312 heeft verbruikt. Maar niemand weet voor welke andere productieorders die haspel is gebruikt. Of waar die afgewerkte partijen naartoe zijn gegaan.

Dit is geen kwestie van nauwkeurigheid. Het is een structureel probleem: traceerbaarheid werd behandeld als archivering, terwijl het een keten is.

Wat vereist de regelgeving precies?

Wettelijke traceerbaarheid vraagt niet dat u alles weet. Ze vraagt dat u voor elk product uw leverancier stroomopwaarts en uw klant stroomafwaarts kunt identificeren, en die informatie snel kunt voorleggen wanneer een autoriteit erom vraagt. Dat is het principe one step back, one step forward.

In de voedingssector legt artikel 18 van verordening (EG) nr. 178/2002 dit op sinds 2005, en is melding van een gevaarlijk product aan het FAVV verplicht zodra u reden hebt om aan te nemen dat een op de markt gebracht product een risico inhoudt. Het Europese RASFF-systeem geeft de waarschuwing vervolgens door tussen de lidstaten. Voor niet-voedingsproducten voor consumenten verplicht verordening (EU) 2023/988 inzake algemene productveiligheid, van toepassing sinds 13 december 2024, marktdeelnemers om de identificatie van hun leveranciers en zakelijke afnemers te bewaren, en structureert ze de terugroepprocedure via het Safety Gate-portaal. Die identificatie moet tien jaar na de levering van het product beschikbaar blijven.

Met andere woorden: de vraag is niet of u de keten moet kunnen aflopen, maar in hoeveel tijd.

Waarom de ordner werkt, tot hij dat niet meer doet

Een papieren of Excel-systeem werkt zolang de keten kort is en het geheugen van mensen de gaten opvult. Zes situaties doen het bezwijken, en ze doen zich vroeg of laat allemaal voor:

1. Eén grondstofpartij bedient meerdere productieorders. De map is geordend per order, niet per grondstof. Van een haspel terugkeren naar alle orders die hem verbruikt hebben, betekent de hele map opnieuw doornemen.
2. Een restpartij gaat drie weken later opnieuw de productie in. Niemand noteert dat.
3. Het product gaat naar een onderaannemer. De keten stopt aan de fabriekspoort en begint opnieuw bij terugkeer, zonder verband tussen beide.
4. Een klant retourneert goederen die terug in voorraad gaan. Ze verliezen hun oorspronkelijke partij.
5. Een herverpakking maakt van drie partijen één partij. De informatie van alle drie is weg.
6. De persoon die het wist, is vertrokken. De meest voorkomende oorzaak, en de minst gedocumenteerde.

Hoe ziet een echte traceerbaarheidsketen eruit?

Een volledige keten verbindt acht schakels zonder onderbreking: ontvangst bij de leverancier met diens partij, inslag op een locatie, reservatie, verbruik in een productieorder, aanmaak van de afgewerkte partij, kwaliteitscontrole, overdracht, en ten slotte de leveringsbon van de klant. Als één schakel achteraf of uit het geheugen wordt ingevoerd, is de keten geen bewijs meer: het is een reconstructie.

Dat verschil telt tegenover een auditor of een autoriteit. Een reconstructie valt te betwisten. Een voorraadbeweging met tijdstempel, toegewezen aan een gebruiker en gekoppeld aan haar brondocument, niet.

Hoe Odoo die schakels verbindt

Odoo creëert geen traceerbaarheid: het maakt ze structureel moeilijk te verliezen, op voorwaarde dat de registratie op de juiste plaats gebeurt. Concreet, in de industriële projecten die wij bij Prism Technology uitvoeren:

• Opvolging per partij of serienummer, per product geactiveerd. De instelling staat op de productfiche; vanaf dan kan geen enkele beweging zonder partij worden bevestigd.
• Het traceerbaarheidsrapport loopt de keten vanuit om het even welke partij in beide richtingen af, met één klik: welke orders ze verbruikt hebben, welke afgewerkte partijen eruit voortkomen, welke klanten ze ontvangen hebben.
• FEFO-uitslagstrategie voor producten met een houdbaarheidsdatum: het systeem reserveert de partij die het eerst vervalt, niet die vooraan op de pallet staat.
• De Barcode-app en de tabletweergave op de werkvloer. De operator scant de partij op het moment dat hij ze verbruikt. Hij schrijft ze niet over.
• Uitbesteding wordt native ondersteund: de partij blijft bestaan tijdens de externe bewerking, in plaats van drie weken te verdwijnen.
• Blokkerende kwaliteitscontrolepunten op kritieke bewerkingen: de werkorder kan niet verder zolang de controle niet is uitgevoerd.
• De Odoo-chatter bewaart wie wat heeft goedgekeurd, en wanneer, op elk document.

Het echte breekpunt: registratie aan de bron

Dat is wat de meeste projecten missen. Een ERP maakt geen gegevens aan: het structureert ze. Als de operator het partijnummer om 5 uur 's ochtends op een geeltje schrijft en een administratief medewerker het om 11 uur overtypt, redt geen enkel platform de keten.

Wat op een werkvloer echt werkt, komt neer op drie regels: de partij wordt gescand in plaats van getypt; het systeem stelt een standaardwaarde voor die in de grote meerderheid van de gevallen juist is; en de kwaliteitscontrole blokkeert de volgende bewerking in plaats van ze achteraf te signaleren. Elke registratie die de operator vertraagt, wordt omzeild, en precies daar breekt de keten.

Hoelang duurt een terugroepactie als de keten volledig is?

Illustratief voorbeeld, typisch voor ons klantenbestand: een industriële kmo van 80 medewerkers met batchproductie.

• Zonder gestructureerde keten: één tot drie dagen om de omvang af te bakenen, met zoveel onzekerheid dat u ruim terugroept, en dus te veel terugroept.
• Met een volledige keten in het ERP: de exacte omvang, partij per partij en klant per klant, in enkele minuten.
• Het economische verschil zit niet in de bestede tijd, maar in het teruggeroepen volume. Vier partijen terugroepen in plaats van veertig omdat u precies weet welke: daar zit het verschil.

Veelgestelde vragen

Traceren per partij of per serienummer?

Een serienummer identificeert één stuk, een partij identificeert een geheel dat samen is gemaakt. In serieproductie volstaat de partij en kost ze veel minder registratietijd. Serienummers zijn nodig voor apparatuur onder garantie, medische hulpmiddelen en alles wat na verkoop individueel wordt opgevolgd.

Ondersteunt Odoo traceerbaarheid bij een onderaannemer?

Ja. Uitbesteding is een native stroom in Odoo MRP: de verzonden component en het ontvangen product blijven aan hun partijen gekoppeld, en het traceerbaarheidsrapport doorkruist de externe bewerking zonder onderbreking.

Kan partijtraceerbaarheid worden toegevoegd aan een Odoo-database die al draait?

Ja, maar activering traceert de historiek niet met terugwerkende kracht: ze geldt voor bewegingen vanaf de ingebruikname. Het juiste moment om over te schakelen is een voorraadafsluiting, met zuivere openingspartijen.

Zet de stap

Prism Technology is officiële Odoo-partner in België, gevestigd in Waals-Brabant, gespecialiseerd in productie, voorraadbeheer en toeleveringsketen. Wilt u weten hoelang een terugroepactie u vandaag werkelijk zou kosten? De test duurt 30 minuten: geef ons een partijnummer, en we lopen de keten samen af.

👉 Boek uw demo van 30 minuten — Contacteer ons